La sociedad, COMERCIALMENTE S.A.S., identificada con NIT 901124820, en adelante
CALIDEZHUMANA.COM, en cumplimiento en lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y su
decreto reglamentario número 1377 de 2013, los cuales regulan la protección de datos
personales y establecen las garantías legales que deben cumplir todas las personas en
Colombia para el debido tratamiento de dicha información, desarrolla las siguientes políticas
para el tratamiento de datos personales dentro de la Compañía.
I. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La protección de datos personales en CALIDEZHUMANA.COM estará sometida a las siguientes
reglas, con base en las cuales se determinarán los procesos internos relacionados con el
tratamiento de datos personales y se interpretarán de manera armónica, integral y sistemática
para resolver los conflictos que se susciten en esta materia, principios consagrados en normas
internacionales, en la leyes colombianas y en la jurisprudencia de la Corte Constitucional que ha
desarrollado los derechos fundamentales vinculados a los datos de carácter personal.
Consentimiento informado o principio de Libertad.
El Tratamiento de datos personales al interior de CALIDEZHUMANA.COM, sólo puede hacerse
con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán
ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del titular, salvo mandato legal o judicial
que supla el consentimiento expreso del titular.
Legalidad.
El Tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad reglada y por ende los
procesos de negocios y destinatarios de esta norma deben sujetarse a lo dispuesto en esta
norma.
Finalidad del Dato.
Se hace expreso que el uso al interior de CALIDEZHUMANA.COM con la información de datos
personales será:
a) Cumplimiento con disposiciones legales de suministro de informes tributarios, fiscales,
laborales y reporte en sistemas habilitados.
b) Cumplimiento con disposiciones legales de suministro de informes o reportes laborales por
las entidades de inspección, vigilancia y seguimiento.
c) Custodia y almacenamiento en archivos físicos y electrónicos en los departamentos de
Gestión Humana y Contabilidad, solo como historial o soportes. Sin permitirse con esta
información ser divulgada para fines diferentes a los laborales y fiscales.
d) Ingreso en el sistema contable
Calidad o veracidad del dato.
Los datos de carácter personal recolectados por CALIDEZHUMANA.COM deben ser veraces,
completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el
tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.
Transparencia.
En el tratamiento de datos personales se garantizará el derecho del titular a obtener y conocer
del responsable y/o encargado del tratamiento, información acerca de la existencia de datos
que le conciernen. En la recolección de los datos personales por parte de
CALIDEZHUMANA.COM se deberá tener en cuenta la finalidad del Tratamiento y/o de la base
de datos; por tanto, deben ser datos adecuados, pertinentes y no excesivos ni
desproporcionados en relación con la finalidad. Se prohíbe la recolección de datos personales
desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen.
Acceso y Circulación Restringida.
Los datos personales que recolecte o trate CALIDEZHUMANA.COM serán usados por esta
sociedad o sus vinculadas solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular
del Dato Personal, por tanto, solo serán cedidos a terceros que requieran estos datos para la
prestación de algún servicio a CALIDEZHUMANA.COM, que sea necesario y que tenga la
misma finalidad que le esté dando a CALIDEZHUMANA.COM a dichos datos personales. El
Titular con su Autorización, facultará a CALIDEZHUMANA.COM de la misma manera, a la
Transferencia y cesión de sus datos personales para las finalidades por él autorizadas a
encargados del Tratamiento o sus vinculadas. Los datos personales bajo custodia de
CALIDEZHUMANA.COM no podrán estar disponibles en Internet o en cualquiera otro medio de
divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, y dicho acceso
tenga por objeto brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados
conforme a lo dispuesto en la ley y los principios que gobiernan la materia. Se exceptúa de lo
anterior los eventos en los cuales por expresa disposición legal deba existir revelación de esos
datos en medios masivos como Internet o la previa existencia de autorización por parte del
titular de la información.
Temporalidad del dato.
Agotada la finalidad para la cual fue recolectado el Dato Personal, CALIDEZHUMANA.COM
deberá cesar en su uso y por ende adoptará las medidas pertinentes que aseguren su
eliminación. Para tal fin se tendrán en cuenta las obligaciones de ley comercial en materia de
conservación de libros de comercio y correspondencia del comerciante.
No obstante, en caso de considerarse necesario, los datos podrán permanecer en las Bases de
Datos de CALIDEZHUMANA.COM cuando se requieran para dar cumplimiento a un deber legal
u orden judicial, así como cuando su tratamiento se limite a su conservación para fines
históricos o estadísticos.
Seguridad del Dato.
CALIDEZHUMANA.COM, en calidad de responsable o encargado del tratamiento de datos
personales, según el caso, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o
administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y
confiabilidad de los datos personales. CALIDEZHUMANA.COM, conforme la clasificación de los
datos personales que realice al interior de la organización, implementará las medidas de
seguridad de nivel alto, medio o bajo, aplicables según el caso, con el fin de evitar la
adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Confidencialidad.
CALIDEZHUMANA.COM y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos de
carácter personal, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales
datos, salvo las excepciones legales. Esta obligación subsiste aún después de finalizada la
relación que dio origen a la recolección y tratamiento del dato. CALIDEZHUMANA.COM
implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este
sentido.
Deber de Información.
CALIDEZHUMANA.COM informará a los titulares de los datos personales el régimen de
protección de datos adoptado por la organización, así como respecto de la finalidad y demás
principios que regulan el tratamiento de estos datos. Así mismo informará sobre la existencia de
las Bases de Datos de carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas
data por parte de los titulares, procediendo al registro que exige la ley.
Protección especial de datos sensibles.
CALIDEZHUMANA.COM no recolectará ni tratará datos personales ligados exclusivamente a
ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico y/o datos
de salud, Toma de Huella biométrica, salvo autorización expresa del titular o por expresa
disposición legal. Ninguna actividad de CALIDEZHUMANA.COM, estará condicionada a que el
Titular suministre datos personales sensibles, excepto cuando sea imperioso por redundar en
beneficio del titular de la información o en razón a que la situación específica así lo requiere.
II. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS
Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en Bases de Datos que reposen en
los sistemas de información de CALIDEZHUMANA.COM, tienen los derechos descritos en este
acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución
Política y la Ley. El ejercicio de estos derechos podrá ser realizado por parte del Titular del Dato
Personal, de acuerdo con las disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos.
Para el ejercicio de estos derechos el Titular de la Información podrá contactarse con la entidad
a través de comunicación escrita dirigida a las siguientes direcciones de correo electrónico
direccion@calidezhumana.com, que es la cuenta administradora de CALIDEZHUMANA.COM,
así mismo se podrá remitir un documento escrito dirigido al abonado móvil con WhatsApp
3155437676.
El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad
personalísima y será ejercido por el titular del dato de manera exclusiva, salvo las excepciones
de ley.
Derecho de Acceso.
Los datos personales bajo custodia de CALIDEZHUMANA.COM no podrán estar disponibles en
Internet o en cualquiera otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea
técnicamente controlable y seguro, y dicho acceso tenga por objeto brindar un conocimiento
restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley y los
principios que gobiernan la materia. Se exceptúa de lo anterior los eventos en los cuales por
expresa disposición legal deba existir revelación de esos datos en medios masivos como
Internet o la previa existencia de autorización por parte del titular de la información.
Derecho de Actualización.
Este derecho comprende la facultad del Titular del dato de actualizar sus datos personales
cuando éstos hayan tenido alguna variación.
Derecho de Rectificación.
Este derecho comprende la facultad del titular del dato de solicitar la modificación de los datos
que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes mediante el canal de contacto con la
compañía.
Derecho de Cancelación.
Este derecho comprende la facultad del Titular del dato de cancelar sus datos personales o
suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes, o el tratamiento sea contrario a las normas,
salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley, o cuando se mantengan en
razón de la existencia de una relación contractual o comercial.
Derecho a la Revocatoria del Consentimiento.
El Titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la
Autorización que habilitaba a CALIDEZHUMANA.COM para un tratamiento con determinada
finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley y/o que sea
necesario en un marco contractual específico.
Derecho de Oposición.
Este derecho comprende la facultad del Titular del dato de oponerse al tratamiento de sus datos
personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar
intereses generales superiores al interés particular. CALIDEZHUMANA.COM, con base en los
legítimos derechos que argumente el Titular del Dato Personal, hará un juicio de
proporcionalidad o ponderación con el fin de determinar la preeminencia o no del derecho
particular del titular del dato sobre otros derechos.
Derecho a presentar Quejas y Reclamos o a ejercer Acciones.
El Titular del Dato Personal tiene derecho a presentar ante CALIDEZHUMANA.COM consultas
y reclamos de conformidad con las leyes que los reglamentan y quejas ante la Superintendencia
de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente. CALIDEZHUMANA.COM dará
respuesta a los requerimientos que realicen las autoridades competentes en relación con estos
derechos de los titulares de los datos personales.
Derecho a otorgar Autorización para el tratamiento de datos.
En desarrollo del principio del consentimiento informado, el Titular del dato tiene derecho a
otorgar su Autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para
tratar sus datos personales en CALIDEZHUMANA.COM
De manera excepcional, esta Autorización no será requerida en los siguientes casos:
• Cuando la información sea requerida o deba ser entregada a una entidad pública o
administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.
• Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
• En casos de emergencia médica o sanitaria.
• Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos
o científicos.
• Cuando se trate de datos personales relacionados con el Registro Civil de las personas. En
estos casos, si bien no se requiere de la Autorización del Titular, si tendrán aplicación los
demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales.
III. POLÍTICA GENERAL
Para la protección de datos personales y el tratamiento de éstos, como objetivo general de
CALIDEZHUMANA.COM, está el asegurar la confidencialidad, integridad, libertad, veracidad,
transparencia y disponibilidad de la información y bases de datos de sus accionistas,
proveedores, clientes, postulantes, empleados y exempleados, garantizando disponibilidad de la
infraestructura tecnológica para el tratamiento de los datos personales recolectados para fines
legales, contractuales, y comerciales.
Para tal efecto CALIDEZHUMANA.COM se compromete a cumplir con la normatividad vigente,
buscando siempre mecanismos efectivos para la protección de los derechos de los titulares de
los datos personales a los cuales les dé tratamiento y, gestionará y desarrollará medidas que
contengan condiciones de seguridad adecuadas para evitar la adulteración, pérdida, consulta,
uso o acceso fraudulento sobre la información.
En la Autorización de tratamiento de datos que en cada caso se solicite se indicará que los
mismos pueden ser transferidos a entidades que cumplirán la función de encargados en los
términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 o a las vinculadas de la organización. Los
Encargados de administración de Bases de Datos de CALIDEZHUMANA.COM, deberán
acogerse íntegramente a la presente Política de Protección de Datos.
IV. POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de
CALIDEZHUMANA.COM, en calidad de responsable o encargado del mismo, se regirán por los
siguientes parámetros.
1. Datos Personales relacionados con la Gestión del Recurso Humano.
Existirán bases de datos independientes para el tratamiento de datos personales, antes,
durante y después de la relación laboral.
1.1. Tratamiento de datos antes de la relación contractual.
CALIDEZHUMANA.COM informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en
participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos
personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan
durante el proceso de selección.
La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de
CALIDEZHUMANA.COM y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita
a la información relacionada con su participación en el mismo; por tanto, su uso para fines
diferentes está prohibido
1.2. Tratamiento de datos durante la relación contractual.
CALIDEZHUMANA.COM almacenará los datos personales obtenidos durante el proceso de
selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos.
Las cuales contendrán la siguiente información: nombre; identificación; dirección, teléfono,
correo, tipo de sangre, estado civil, grupo familiar, nivel educativo, registro biométrico, nivel de
endeudamiento, experiencia laboral; antecedentes judiciales, condición de salud, visita
domiciliaria, poligrafía.
Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por el Área de Gestión Humana con la
finalidad de administrar la relación contractual entre la Empresa y el empleado. El uso de la
información de los empleados para fines diferentes a los establecidos en el contrato de trabajo y
las autorizaciones que se firmen para el efecto está prohibido en CALIDEZHUMANA.COM. El
uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden
de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a
CALIDEZHUMANA.COM evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad
competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.
Para efectos del tratamiento de datos personales sensibles que se recolecten durante la
relación laboral se requerirá Autorización expresa del Titular para lo cual se le deberá informar
cuáles son los Datos Sensibles que serán objeto de tratamiento y la finalidad del mismo.
Para servicios externos que CALIDEZHUMANA.COM pueda requerir, en el tratamiento de datos
durante la relación contractual, podrá ser necesaria la cesión o transferencia de dichos datos a
un tercero, con el fin de que éste sea el encargado de la administración del tratamiento.
Para este caso, en la Autorización expresa del empleado autorizando el tratamiento, se incluirá
la autorización para transferencia de datos.
1.3. Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual.
Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, CALIDEZHUMANA.COM
procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y
documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central,
sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad
de que la información laboral pueda contener Datos Sensibles.
Los datos personales de los exempleados se conservan exclusivamente para el cumplimiento
de las siguientes finalidades:
i. Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales,
administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos;
ii. Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la compañía.
iii. Fines estadísticos o históricos
2. Tratamiento de datos personales de Proveedores.
CALIDEZHUMANA.COM solo recabará de sus proveedores los datos que sean necesarios,
pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a
que haya lugar.
Cuando se le exija a CALIDEZHUMANA.COM por naturaleza jurídica la divulgación de datos del
proveedor persona natural consecuencia de un proceso de contratación, ésta se efectuará con
las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta norma y que prevengan a terceros
sobre la finalidad de la información que se divulga.
Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de proveedores serán:
i. Registro Contable de Proveedores en el sistema Interno de compañía.
ii. Procesos de Facturación.
iii. Cuando éstas se requieran de conformidad con la normatividad vigente o de conformidad con
la Ley 1581 del 2012.
iv. CALIDEZHUMANA.COM podrá recolectar datos personales de los empleados de sus
proveedores cuando por motivos de seguridad deba analizar y evaluar la idoneidad de
determinadas personas, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el
proveedor. La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por parte
de CALIDEZHUMANA.COM, tendrá como finalidad verificar la idoneidad moral y competencia
de los empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, CALIDEZHUMANA.COM
devolverá tal información al proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su
conservación.
Cuando CALIDEZHUMANA.COM entregue datos personales de cualquier Titular a sus
proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto
en las normas vigentes. Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoria respectiva en el
contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. CALIDEZHUMANA.COM
verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la
finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.
3. Tratamiento de base de datos personales de Clientes.
CALIDEZHUMANA.COM, como empresa responsable y/o encargada, se compromete a vigilar y
proteger las bases de datos con información de los clientes, que sea recibida a través de los
diferentes canales de información de los clientes externos que nos entregue datos personales
de cualquier Titular, bien sea este persona natural o jurídica.
Estos datos personales suministrados, serán protegidos conforme lo dispuesto en las normas
vigentes. Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoria respectiva en el contrato o
documento que legitima la entrega de los datos personales. CALIDEZHUMANA.COM verificará
que los datos solicitados cumplan la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los
mismos y que estén relacionados con la preventa y seguimiento post venta correspondiente a
los servicios prestados.
CALIDEZHUMANA.COM hará firmar la autorización correspondiente a los clientes, proveedores
y encargados, para el manejo de información personal; Lo anterior, para garantizar la protección
de información personal que demanda la ley.”
